PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ

Performans Yönetim Sistemi

            Yirminci yüzyılın son dönemleri, her alanda çok büyük değişimlere sahne olmuştur. Örgütlerin yapılarının ve işlevlerinin değişmesi, artan rekabet ortamı,  çalışan gereksinimlerinin çeşitliliği ve gün geçtikçe artan önemi ve çalışana bakış tarzının farklılaşması ile birlikte, çalışanların örgütlerine katkısının artırılması, onların mesleki ve kişisel gelişimin sağlanmasını gerekli kılmıştır.  Buna bağlı olarak çalışanın performansının etkin bir şekilde yönetilmesi fikri ortaya atılmıştır. Performans yönetim sistemi kavramı ise bu değişimlerin sonucunda meydana gelmiştir. Performans yönetim sistemi kısaca; bireysel performansın standart ve ölçütler aracılığı ile belirlenmesi, ölçülmesi ve tarafların bilgilendirilmesi yoluyla bireysel performans ve örgütsel etkililiğin birlikte geliştirilmesi olarak ifade edilmektedir.

            Bolton  performans yönetim sisteminin genel amacını, örgüt etkinliklerini, kendi becerilerini ve katkılarını sürekli iyileştirmeleri için, bireylerin ve grupların sorumluluk üstlendikleri bir kültür oluşturmak olarak tarif etmektedir. Örgüt kültürü olarak da ifade edilebilen bu kültür yapısının çekirdeğini oluşturan değerler, çalışanların davranışlarını nitelendirmeye, değerlendirmeye ve yargılamaya yarayan ölçütlerin kaynağıdır.

            Bir örgütün büyümesi ve varlığını sürdürebilmesi, performansı sürekli gelişmeyi sağlayacak şekilde yönetme becerisine bağlıdır. Performans yönetim sistemi, çalışanların örgütsel amaçlara ulaşmak için gösterilen ortak çabaya, çalışmalarıyla yapacağı katkının derecesinin arttırıcı biçimde yöneltilmesi, değerlendirilmesi, ücretlendirilmesi, ödüllendirilmesi ve geliştirilmesi sürecidir. Performans Yönetimi olarak da anılan bu süreç, performans geliştirme, eğitim ihtiyaçlarını saptama, kariyer yönetimi ve ödül sistemlerini uygulamak açısından oldukça önemli bir veri toplama sistemidir.  

            Cumming ve Worley  performans yönetiminin, hedef belirlemeyi, performans değerlendirmeyi ve ödül sistemlerini kapsadığını, ayrıca iş stratejileriyle ilgili olarak çalışanın işe yönelik davranışlarını yönlendirdiğini vurgulamaktadır. Dedehayır ise performans yönetimini, çalışan ile yöneticisi arasında iki yönlü ve sürekli iletişime dayanan, karşılıklı beklentileri belirleme ve görüş birliğine varma amacı taşıyan bir ortaklık olarak tanımlamaktadır.

            Performans yönetimi, istenilen amaçlara yöneltmek için örgütün mevcut ve geleceğe ilişkin durumu ile ilgili bilgi toplama, bunları karşılaştırma ve performansın sürekli gelişimini sağlayacak yeni ve gerekli etkinlikleri başlatma ve sürdürme görevlerini yüklenen bir yönetim sürecinin sağlanması ve gerçekleştirilmesi gerekli örgütsel amaçlara ve bu kapsamda personelin ortaya koyması gereken performansa ilişkin ortak bir anlayışın örgütte yerleştirilmesidir.  Performans yönetim sistemi kısa ve uzun dönemli kâr hedeflerini göz önüne alarak işletmedeki insan etkinliklerinin ve kaynaklarının optimize edilmesi çalışmasını da içeren bir uygulamadır.

            Performans yönetim sistemi; örgüt, takım ve bireylerin daha verimli hâle gelmesini amaçlar ve bilgi, beceri, gerekli yeterlikler, çalışma ve gelişim planları konusuyla ilgilenir. Amaçlara, koşullara, planlara, anlaşmaya ve geliştirme planlarına bağlı kalarak performansı sürekli olarak incelemeyi konu alır. Öğrenme ve geliştirme üzerine odaklanır. Performans yönetim süreci içerisinde örgütün tüm üyeleri bir hiyerarşi içinde değil, takım arkadaşları olarak görülür. Bu süreçte sorumluluk, üzerinde anlaşmalara, beklentilere ve gelişim planlarına dayandırılır ve yöneticilerle takım üyeleri arasında var olan normal etkileşimin bir parçası olarak değerlendirilir.

            Performans yönetim sistemi,  bir kuruluştaki insan kaynağının maksimum potansiyelini gerçekleştirmeye yönelik olarak motive edilmesi bağlamında performans kullanma, amaçlar, ölçütler, geri besleme ve tanınmaya yönelik olarak insan yönetimi için geliştirilmiş sistematik bir yaklaşımdır.

Performans Değerlendirme Sisteminin Sağlıklı Olarak Tesis Edilmesi ile Sağlanacak Hususlar

Örgütün, sürekli gelişme ve öğrenen örgüt anlayışını benimsemesi,

Yılda bir kez yapılan öznel değerlendirme yerine yıl boyunca nesnel değerlendirme ve gelişme,

Arzu edilen örgüt kültürünün yerleştirilmesi,

Hedeflerin yaygınlaştırılması,

Kişilerin kendilerini örgütün bir parçası olarak görmesi,

Örgütsel ve kişisel hedeflerin bütünleşmesi,

Yeterlik kavramının ve yeterlik analiz tekniklerinin gelişimi,

Bu analizlerin davranışsal konulardaki performans değerlendirmeye temel oluşturması,

Performans yönetiminin yalnızca yöneticilerin değil herkesin işi olduğunun anlaşılması,

            Performans yönetiminin ana hedefi bireysel gelişimin desteklenmesi  yoluyla örgütsel gelişimin sağlanmasıdır. Performans yönetimi ile bireyin geçmiş dönemlere ait performansının gözden geçirilmesi ve şirket hedefleri doğrultusunda gelişim ihtiyaçlarının belirlenmesi sürecine ait yapılan işlemlerin tümü ifade edilmeye çalışılmaktadır. Performans yönetim sistemi özellikle, işçilerin çalışma koşulları, ikramiyeler, ödüller veya işten çıkarmalar için karar aşamasında devreye girer. Ayrıca, çalışanlara gereken eğitimin verilmesi performans yönetiminin en önemli amaçlarındandır.

Performans Yönetim Sisteminin Ana Bileşenleri
Stratejik yön belirleme ve planlama (stratejik planlama buna bağlı yıllık iş planları)
Kritik başarı alanı ve yıllık hedeflerin indirgenmesi ve süreç hedefleriyle ilişkilendirme
Yetkinlik hedefleri`nin belirlenmesi	Rehberlik ve izleme
Performans değerlendirme (Hedef gerçekleşmelerinin değerlendirilmesi ve geribildirim verilmesi)
Yönetim ve profesyonel gelişim programları (yetkinlikleri geliştirerek performansı yükseltecek program ve gelişme planlarının oluşturulması)
Ücret yönetimi (ödüllendirme sistemleriyle ilişkilendirme)
Kariyer yönetimi (kariyer haritalarının ve yedekleme planlarının oluşturulması için alt yapı oluşturma)

           Yukarıda açıklandığı gibi performans değerlendirme, performans yönetim sisteminin sadece belli bir bölümünü kapsamakta olup tek başına uygulandığında yetersiz kalmaktadır.       

            Bu kapsamda; performans yönetim sistemi insan kaynakları işlevlerine veri tabanı oluşturulması ve örgütlerin etkinliğini arttırıcı özelliği nedeniyle çok önemli bir uygulama olarak görülmektedir. Örgütün, çalışan ile yaptığı iş anlaşmasının koşullarının ne oranda gerçekleştiği, çalışanın ilgi ve yeteneklerinin işe ne düzeyde yansıdığı, kişinin iş başarısı, görev tanımındaki standartlara ulaşıp ulaşmadığı, kariyer planlamasının ne düzeyde olacağı ve çalışanların motivasyonunun artırımı ancak doğru yönetilen bir performans yönetim sistemi ile mümkün olacaktır. Sistemin uygulamasından sonra elde edilen sonuçlara göre çalışana yönelik başarı beklentisinin ne oranda gerçekleştiği belirlenmiş olacak ve bu bilgiler ile kişinin terfi etmesi, kariyer planının hazırlanması, ücretinin artırılması, görevinin değiştirilmesi, işten çıkarılması, daha fazla sorumluluk verilmesi gibi idarî kararları vermek kolaylaşacaktır.

            Performans yönetim sisteminin başarıya ulaşması için hangi amaca ulaşmak için ne şekilde uygulanmak istendiği ve sonunda neye ulaşılacağı açık bir şekilde tanımlanmalıdır.  Bu beklentilerle ilgili olarak üst yöneticilerle alt kademelerde görev alan yönetici ve çalışanların beklentileri arasında da bir paralellik ve dil birliği sağlanmalı ve performans yönetimi için gerekli alt yapı oluşturulmalıdır. Örgütün ortak değerleri, temel amacı, ne yöne gitmek ve bu yönde hangi sonuçlara ulaşmak istediği, stratejileri ve stratejik hedeflerin neler olduğu performans yönetim sisteminin kurulmasına temel teşkil eden düşüncelerdir.

            Performans yönetim sistemi, kendini yönetme üzerine yoğunlaşan, bireylere yardım ve rehberlik yaparak gelişmelerini teşvik eden bir uygulamadır. Performans yönetimi ile uzlaşılan amaçlara yönelik olarak gerekli becerilerin kazandırılması bağlamında eğitime duyulan gereksinim açıkça ortaya çıkar. Bu süreçte çalışanlar geribildirim elde eder, performansları incelenmiş olur ve rehberlik ve danışmanlık hizmetleri almış olurlar.

              Performans yönetim sisteminin etkin bir şekilde uygulanabilmesinde örgütte çalışan yönetici ve çalışanların davranış tarzları, örgüt kültürü büyük önem taşımaktadır. Bu çerçevede kuruluşun yüksek performansa ve sonuç odaklı bir kültüre sahip olması beklenir. Performans Yönetim sistemi diğer insan kaynakları sistemleri gibi sürekli öğrenme ve gelişme süreci olarak değerlendirilmeli, en yalın ve kolay uygulanabilir bir yapıyla başlatılıp, mevcut uygulama sonuçlarından çıkarımlar yapılarak ileriye dönük olarak geliştirilmelidir. Aksi takdirde performans değerlendirme süreci için harcanması gereken zaman ve emek şirketleri korkutabilir veya süreci başarıyla tamamlayabilecekleri konusunda kendilerine güvenlerini sarsabilir.