360 Derece Performans Değerlendirme Sürecinin Basamakları

360^o Performans Değerlendirme Sürecinin Basamakları

            360^o performans değerlendirme yöntemi uygulama boyutunu bir süreç olarak kabul edersek, bu sürecin tamamlanması için sistematik şekilde belli aşamalardan geçilmesi gereklidir. Uygulayacağımız sistemin amacının belirlenmesi ve bunun örgüt çalışanları ile paylaşılması sürecin ilk adımı olacaktır. Bu yöntemin amaçlarının çalışanlarla paylaşımı ve onlardan uygulama boyutu ile ilgili fikir almak sistemin kabullenme seviyesini arttıracaktır.

            360^o performans değerlendirme yöntemi eğer örgüt içinde yeni kullanılmakta olan bir performans değerlendirme yöntemi ise tüm çalışanların sürecin işleyişi hakkında eğitimden geçirilmesi 360^o performans değerlendirme sürecinin önemli bir basamağı olarak dikkat çekmektedir.

            Çalışanlarda hangi davranış biçim ve standartlarının aranacağı, hangi davranış biçimlerinin çalışan tarafından uygulanmasına gerek olmadığı, bir başka deyişle örgüt kültürünü oluşturan ortak davranış biçimleri ile her çalışana ait özel davranış biçimlerinin belirlenmesi sürecin bir diğer aşamasıdır. Bu aşama da performans ölçütlerinin doğru seçimi, performans değerlendirme sistemi ile elde edilen verilerin güvenirliliğini sağlayacaktır. Çünkü elde edilen bilgilerin tutarlılığı ve istenen özelliklerin ölçülebilmesi, bu ölçütlerin doğru seçilmesine ile ilgilidir. Seçilecek performans ölçütleri öncelikle işin yapılışında gerekli ve önemli olmalıdır. Ayrıca, performans ölçütleri örgüt hedeflerini destekler nitelikte olmalıdır. Aksi takdirde birçok eleştiride görüldüğü gibi, performans değerlendirme formaliteden öteye gidemeyen bir uygulama hâlini alacaktır.

            Performans ölçütlerinin belirlenmesinden sonra, personelin statülerine ve görevlerine göre gruplara ayrılması, bu gruplara göre değerlendirme anket formlarının ortaya çıkarılması, değerlendirme ölçeği olarak hangi yöntemin kullanılacağına karar verilmesi ve puanlamanın yapılışı ile ilgili detayların ortaya konulması gerekmektedir.

            360^o performans değerlendirme yönteminde zamanlama safhası sürecin en önemli aşamalarından birisi olarak kabul edilmelidir. Bu safhada, hangi çalışanın, hangi performans döneminde değerlendirileceği, ara dönemde yapılan personel gelişim toplantıları ile değerlendirme sonuçlarının açıklandığı ve gelişim planının oluşturulduğu toplantıların hangi tarihte icra edileceği gibi faaliyetler bir takvim oluşturularak planlaması yapılır.

            Veri kaynaklarının seçimi safhasında ise, yönetici ve çalışanların performanslarının değerlemesi için yine görev ve statü esasına göre kaç çeşit ve kaçar adet veri kaynağı tarafından değerlendirme işlemine tâbi tutulacağı, bu veri kaynaklarının değerlendirme puanına katılım oranı ve veri kaynaklarının kimler olabileceğinin tespiti yapılmaktadır.    

            Daha sonra sırasıyla; değerlendirme anketlerinin veri kaynaklarına uygulanması, uzman personel tarafından değerlendirilen personelin performans puanlarının çıkarılması, olumlu/olumsuz davranış biçimlerinin etkin bir analiz sonucunda ortaya konulması ve bu sonucun çalışanlara açıklanmak suretiyle paylaşılması gereklidir.

            Performans değerlendirme sonucunun paylaşılması, nihayetinde çalışanla beraber gelişim planının hazırlanması gerektirmektedir.

            Son olarak performans değerlendirme sonuçlarının, işten çıkarma, yer değiştirme, eksik olan konularda eğitim sağlama, yeni iş alanları açma, ücret ayarlama vb. yönetsel ve personel gelişim kararlarında kullanma safhasıdır. 

            Eğitimin Verilmesi

            360^o performans değerlendirme sürecinin nasıl işleyeceği, sistemin amacı, yararları ve veri kaynaklarının gizliliğine verilen önem gibi konular sürece dâhil olan çalışan ve yöneticilere dikkatli bir şekilde anlatılmalıdır. Eğer çalışanlar 360^o performans değerlendirme yönteminin cezalandırma maksatlı bir uygulama olduğunu düşünürlerse direnişler başlayacak ve sistemden istenilen çıktıların alınmasında sıkıntılar yaşanacaktır.

            Bu eğitimlerde gizlilikle ilgili detaylar, güvenilirlik, verilerin kaliteli olmasının sağlanması, anket sonuçlarını kimlerin göreceği, anket formlarının nerede nasıl doldurulacağı, geribildirimler sonucunda puanlamanın nasıl yapılacağı, değerlendirme sonuçlarının nasıl kullanılacağı ve değerlendirme etiği gibi konular ele alınmalıdır.

            360^o performans değerlendirme yönteminin başarıya ulaşması insan kaynakları departmanının ve yöneticilerin bu yöntemi ne kadar iyi kullandığına bağlıdır. Yöneticiler performans değerlendirme uygulamasını; yapıcı bir süreç olarak mı, formalite olarak mı yoksa cezalandırıcı bir süreç olarak mı görmektedirler? Bu süreçte yöneticilerin geribildirimleri anket veya görüşme yoluyla alması ve bu maksatla insanlarla karşılıklı bir araya gelmesi yeterli değildir. Bu yüzden yöntemin nasıl kullanılması gerektiği ile ilgili eğitimler verilmesi her seviyedeki çalışan için önem arz etmektedir.

            Bir raporla karşılaşıldığında onun negatif yönlerini görmek insanın yapısında vardır. Bu yüzden yöneticileri pozitif yönleri görmeleri konusunda eğitmek gerekmektedir. Çünkü performans değerlendirmenin asıl itici gücü bu olacaktır. Aşağıda, 360^o performans değerlendirme yönteminin eğitimi ile ilgili olarak; eğitimde kullanılacak yöntemler ve eğitimin kapsamı açıklanacaktır. 

            Eğitimde Kullanılacak Yöntemler

            360^o performans değerlendirme eğitiminin verilmesinde birçok yöntem kullanılmaktadır. Bunlar sırasıyla grup oryantasyon toplantısı, bire bir oryantasyon toplantısı ve tanıtıcı mektup yöntemleridir. Bu eğitimler örgütün insan kaynakları departmanında uzman bir personel istihdam ediliyorsa onun tarafından, yoksa uygun nitelikli danışman bir şirket tarafından verilebilir.

            Grup oryantasyon toplantılarında, 360^o performans değerlendirme uygulamasına yeni başlamış örgütlerde, başta yeni sisteme direnç göstereceği düşünülen kişiler olmak üzere değerlendirme sürecine katılacak çalışanların grup hâlinde, uzman bir öğretici nezaretinde süreç hakkında eğitilmesi ve bu yeni sisteme alıştırılması yapılmaktadır. Grup oryantasyon toplantısı yöntemi ile çalışanlar yöntem hakkında bilgilendirilir ve kendi endişelerini tartışmaya teşvik edilirler. Grup oryantasyon toplantıları, performans değerlendirme eğitimi ile ilgili olarak en çok kullanılan yöntemdir.

            Bire bir oryantasyon toplantısı yöntemi, genellikle yöneticilerin eğitiminde kullanılan bir yöntem olup, yönetici ile uzman personelin yüz yüze görüşmesi şeklinde icra edilir. Bu toplantıda uzman personel yöneticiye yöntemin amacı ve değerlendirme sürecinin işleyişi ile ilgili detaylı bilgi verir, toplantı soru cevap şeklinde devam eder.

            Tanıtıcı mektup yönteminde ise, yöntemin yönetici ve çalışanlara tanıtımı, bu konuda hazırlanmış bilgilerin çalışanlara gönderilmesi suretiyle gerçekleşir. Karşılıklı soru cevap alma imkânı olmaması gibi önemli bir sınırlılık olmakla birlikte, çok fazla çalışanın bulunduğu örgütlerde zaman kaybının önüne geçmek için kullanımı yaygın olan bir yöntemdir. 

            Eğitimin Kapsamı

    360^o performans değerlendirme yönteminde çalışanların değerlendirme sürecine olumlu katkı yapmasını sağlamak için yöntemin aşamaları, faydaları konusunda eğitimden geçirilmeleri gerekmektedir. Bu sayede katılımcılar 360^o performans değerlendirme sonuçlarının nerede kullanılacağı konusunda bilgi sahibi olacaklardır. 

            360^o performans değerlendirme programlarındaki değerlendirici eğitimleri ve oryantasyonlar gittikçe yaygınlaşmaktadır. Bu eğitimler çalışanlara çok kaynaklı geribildirim kavramını tanıtmakta ve çalışanları değerlendirici hataları hakkında haberdar ederek bu hataları azaltmanın yöntemini de öğretmektedir. Ayrıca bu eğitimler sayesinde 360^o performans değerlendirme yöntemi yönetici ve çalışanlar için daha çekici hâle gelecektir.

           Yöneticilerin, çalışanlardan farklı olarak özel bir eğitim alması sistemin sağlıklı bir şekilde uygulanmasının ön koşuludur. Çünkü performans değerlemenin başarısını engelleyen en önemli nedenlerden biri yöneticilere yeterli eğitimin verilmemesi ve çalışanlarla yeterli iletişimin kurulamamasıdır. Değerlendirme anketine katılım sağlayan diğer veri kaynaklarının ise anket formunun kullanımını öğrenmeleri için belli bir seviye de eğitilmeleri gereklidir.

            Değerleme yapılırken gizlilik sağlanabilecek mi?

            Anket sorularına verilen cevapları kimler görecek?

            Anket cevaplama süresi ne kadardır?

            Sürecin güvenilirliği ile ilgili ne gibi tedbirler alınmıştır?

Gibi sorular, katılımcılar tarafından merak edildiği için eğitim konularına bu sorularda dâhil edilmelidir.

            Hem değerlenen hem de değerlendiren konumunda bulunan yönetici ve çalışanların performans değerlendirmenin niçin zorunlu olduğu ve 360^o performans değerlendirme yöntemi ile elde edilen verilerin nerelerde kullanılacağı konusunda bilgilendirmeleri süreç için önem arz eden bir konudur.

            Değerlenen bireyler veri kaynaklarından gelen bilgileri nasıl karşılamaları gerektiğini öğrenmezlerse, performans değerlendirme süreci onlar için tedirgin bir bekleyiş hâline gelebilir.

            Performans değerlendirme süreci ile ilgili olarak veri kaynaklarının tespiti, anketlerin uygulanması, anketler ile öğrenilen bilgilerin analiz edilmesi, geribildirimlere karşı gelişim hedeflerini belirlenmesi, olumsuz geribildirimlere karşı hareket tarzları, olumsuz geribildirimleri yöneticilerle nasıl tartışılacağı ve 360^o performans değerlendirme yöntemi sonucunda ne tür kazanımlar elde edileceği konularında eğitimden geçirilmesi, performans sonuçlarının güvenirliğini arttıran bir unsur olacaktır.

            Değerlenen çalışanlar, değerlendirme sonucunu açık olarak tartışabileceği birisini ararlar. Bu kapsamda koçluk; sonuçların yorumlanması, gelişim hedeflerinin belirlenmesi ve hedeflere ulaşılabilirliğin takip edilmesi konularında önem kazanır.  Bu yüzden koç olarak görevlendirilecek üstlerin 360^o performans değerlendirme yöntemini kullanarak rehberlik etmeleri konusunda eğitilmeleri oldukça önemlidir. Koçlar için düzenlenecek eğitimlerin; aktif dinleme, odaklanmış mülâkat, hedef gelişim alanları seçme, olumsuz değerlendirme sonuçlarına ilişkin tepki ve duygularla başa çıkma, spesifik hedefler ve hareket planları kurma, takip ve yeni davranış biçimleri geliştirmeyi biçimlendirme gibi konuları içermesi gereklidir. 

            Performans Değerlendirme Sıklığı

            Performans değerlendirme bir performans döneminde çalışanların gösterdiği performansı ölçmek maksadıyla yapılmaktadır. Performans döneminin ise ne kadar bir süreyi kapsayacağına yönünde belirlenmiş bir zaman aralığı bulunmamaktadır. Bu süre örgütlerde yöneticiler tarafından belirlenebileceği gibi, çalışanlar ile yöneticilerin verecekleri ortak bir kararla da tespit edilebilmektedir. Bu kapsamda performans dönemi üç ay, altı ay, bir yıl veya iki yıl olarak tespit edilebilir. Performans döneminin kısa olması durumunda personel üzerinde baskı yaratacak, uzun olması durumunda rehavete sebebiyet verebilecektir. Bu sebeple, performans döneminin bir yıllık bir süreyi kapsaması ideal bir süre olarak kabul edilmektedir. Bu dönemin altıncı ayında personel gelişim toplantılarının planlaması, performans dönemi sonunda ise değerlendirmenin yapılması uygun bir yaklaşım olacaktır. Bu şekilde, performans görüşmesinden sonra çalışana kendini düzeltmesi için yeterli süre kalmış olacaktır.

            Performans döneminin her çalışan için aynı zaman aralığınımı içereceği, yoksa görevin durumuna göre her çalışan için ayrı performans dönemleri mi planlanacağı konusunda çeşitli tartışmalar yaşanmaktadır. Örneğin, ülkemizde kamu kurumlarında uygulanmakta olan sicil değerlendirme sisteminde bütün kamu çalışanları her yıl aralık ayında değerlendirmeye tâbi tutulmaktadır. Hâlbuki her görev kendine göre bazı özellikler taşımakta ve her işin sonuçlarının alınacağı bir dönem bulunmaktadır. Bu sebeple performans dönemi görevin özelliklerine göre tespit edilmelidir. Örneğin, bir eğitim kurumunda performans dönemi yılda bir kez olmak üzere haziran ayında okulların kapandığı dönemde yapılması uygun olacaktır. Bu şekilde hem öğretmenin bir eğitim yılı içerisinde yaptığı faaliyetlerin sonucu görülmüş olacak, hem de performans değerlendirme gibi yoğun geçen bir süreç okullar kapandıktan sonra işlerin hafiflediği bir zamanda yapılarak güvenilir olmayan çıktıların alınması önlenecektir. Aynı şekilde örgüt içerisinde görev yapan üst seviyede bir yöneticinin performansı bilânçolar açıklandıktan sonra, örgüt kârlılığı temel alınarak ölçülmesi gerekmektedir.

            Çoğu örgütte atama ve yer değiştirme belli dönemlerde yapılmaktadır. Örgütlerde atama döneminden yaklaşık 2 ay önce değerlendirme yapılması, dönemsel iş yapan (yaz dönemi veya kış dönemi gibi) çalışanların performans değerlendirmelerinin ise dönem sonuna planlanması gerekmektedir. Bu şekilde performans değerlendirme gibi titiz bir şekilde yapılması gereken bir uygulamanın, herkes için aynı döneme sıkıştırılıp baştan savma yapılmasına engel olunacaktır. Personel gelişim toplantısının ise çalışanların gelişim göstermeleri gereken yönlerini, örgütün ve yöneticinin hedeflerini öğrenmesi ve amiriyle rahatça iletişim kurabileceği bir ortam olması bakımından önemli bir uygulama olup, belirlenen performans döneminin tam ortasında yapılmalıdır.