360o performans değerlendirme sürecinde veri kaynaklarından bilgi almak oldukça zahmetli bir iştir. Bu
faaliyet iyi planmadığı takdirde içinden çıkılmaz bir hâl alabilir. Örneğin; bir
örgütte 500 çalışan olduğunu ve her çalışan için sekiz adet veri kaynağı
kullanıldığını düşünürsek 4000 kişinin bilgisine başvurulacağı görülmektedir.
Böylesinde fazla miktarda veri kaynağından bilgi almak için zaman planlamasına
dikkat etmenin yanında, örgütün insan kaynakları departmanı tarafından paratik
çözümler geliştirilmesi gerekmektedir.
Veri
kaynaklarından bilgi alırken iki yöntem kullanılmaktadır. Bunlar, anket yöntemi ve görüşme yöntemidir. Bu yöntemler
yazılı veya yüz yüze uygulanabileceği gibi, internet veya intranet ortamında
elektronik olarak da yapılabilmektedir.
Anket
Yöntemi
360o performans değerlendirme yönteminde anket uygulaması, geribildirim sağlayacak personelin seçimine müteakip, değerlendiriciler tarafından
yazılı olarak formun işaretlenmesi veya internet/intranet (iç ağ) ortamında
doldurulması suretiyle yapılmaktadır. Aynı şekilde birçok örgüt anket
formlarını bilgisayar yardımıyla optik olarak değerlendirmektedir.
Anketler değerleyicilerin deşifre edilmemesi,
maliyet-zaman dengesinin örgütü yıpratmaması bakımından görüşme yöntemine
nazaran geçerli bir bilgi toplama yöntemidir. Anket formları test şeklinde
hazırlanacağı gibi, açık uçlu
sorularla değerleme yapan kişiye, birey hakkında gözlemlerini aktarma ve yorum
yapma şansı verecek şekilde de hazırlanmaktadır. Ancak bu şekilde hazırlanmış anket formlarının
güvenirliği test şeklinde hazırlanmış formlara göre daha azdır.
Değerlendirme anket formları
çalışanın iş tanımında belirtilen gereklere göre tasarlanmaktadır. Birbirinden
farklı iş kollarında faaliyet gösteren kişilerin aynı form üzerinden
değerlendirilmesi gerçekçi sonuçlara ulaşılamamasına neden olmaktadır. Örneğin
örgütte muhasebe bölümünde çalışan bir personelle, satış bölümünde çalışan
personelin iş tanımları farklı olduğundan değerlendirme anket formlarının da
farklı soruları içermesi gerekmektedir. Ülkemizde kamu kuruluşları tarafından
uygulanan geleneksel sicil değerlendirme sisteminde tüm çalışanların aynı form
üzerinden değerlendirildiği ve iş tanımlarının anket sorularına yansıtılmadığı
görülmektedir.
Değerlendirme anket formlarında her
sorunun alt boyutları ile beraber puan olarak değerinin belirlenmesi en çok
dikkat edilmesi gereken konuların başında gelmektedir. Bazen anket formlarında
değer aralıkları verilememekte ve değerlendiriciden 1–10 veya 1–100 üzerinden
not verilmesi istenmektedir. Bu şekilde verilen notlar çoğu zaman nesnel
olmayan değerlendirmelere sebep olmaktadır. Örneğin bir değerlendirme sorusuna
80 veya 90 not verildiğini varsayacak olursak eğer 80 veya 90 not vermeye sebep
olan uygun kriterler net olarak belirlenmezse, not veren amir o anki ruh hâline veya personelde tespit ettiği bir özelliğe
binaen tüm notları bu yönde verme eğilimi meydana gelebilecektir. Bu sebeple
belli puanlar arasında not verilen bir anket formu hazırlamaktan kaçınılmalıdır.
Anket soruları hazırlarken, her
soruya mükemmel, çok iyi, iyi, orta ve
yetersiz olarak işaret koyma şeklinde bir ölçek hazırlamak ve değerlendiriciden
uygun cevaba işaret koymak suretiyle notlama yapmasını istemek uygun bir çözüm
olarak görülmektedir. Ayrıca örgütün insan kaynakları departmanı tarafından
ölçekteki her soruya, niteliğine göre bir puan atanması önemli bir husustur.
Örneğin bir soruda mükemmel mükemmel cevabı beş puan değerindeyse, başka bir
soruda mükemmel seçeğinin puan değeri önem dıurumuna göre 10 olabilmelidir. Ayrıca her soruya atanan puanları
değerlendiricilerin bilmemesi, sadece puanlamayı yapacak insan kaynakları
departmanının bilmesi 360o performans değerlendirme yönteminin
geçerliliğini pekiştirecek ve birçok performans değerlendirme hatasının
yapılmasını önleyecektir.
Anket
soruları cevaplayanların en fazla 15 dakikada çözebileceği kadar açık, net,
anlaşılır ve bu kısıtlamayı karşılayacak en fazla soru mevcudu ile hazırlanması
gereklidir. 15 dakikayı aşan anketler, anketi dolduran kişide dikkat
dağılmasına neden olmakta, bu durum ise değerlendirmecinin bazı soruları tam
okumadan cevaplaması sonucunu doğurmaktadır.
Bazı araştırmalar
anketlerde 25 ile 75 arasında soru olabileceğini göstermekle beraber (Milyenti,
1998:58), bazıları ise anketin cevaplanmasının 15 dakikadan fazla sürmemesi
gerektiğinden hareketle, bir kişinin dakikada 3 soru cevaplayabileceği ve toplam
soru sayısının 45’i geçmemesi gerektiğini ifade etmektedir.
Anket sorularının hazırlanmasında “dürüsttür”
“örgütsel bağlılığı vardır” kısa
sorular tercih edilirse 15 dakikada 60–80 sorunun cevaplanması mümkündür. Ancak
bazen anket sorularını hazırlayanlar yaptıkları işi önemli göstermek için
karmaşık sorular hazırlamakta ve değerlendiricilerin çabuk sıkılmasına,
dikkatlerinin dağılmasına neden olabilmektedirler. Bu şekilde hazırlanan bir
anket formunda belki de 30 soru bile fazla gelmektedir.
Anket soruları oluşturulurken olumsuz cümlelerden ziyade,
olumlu cümleler kullanılmalıdır. Bu şekilde anket ile değerlenen kişiyi
savunmaya yöneltmemiş ve geribildirim veren kişiyi aksi yönde etkilememiş
oluruz. Örneğin; “mesai başlangıç saatlerine uymaz” yerine “işe zamanında gelir” anket maddesinin olması daha olumlu sonuçlar
doğuracaktır.
Anket sorularında belirtilen durumlar davranış
temelli, kolayca gözlemlenebilen ve somut olmalıdır. Örneğin “Personelin genel
görünümü çok iyidir” gibi bir anket sorusu katılımcıların geribildirim
vermeleri zorlaştırmaktadır. Çünkü çalışanın genel görünümünden bahsederken
çalışanın fizikî durumu, davranış biçimi veya psikolojik durumu söz konusu
olabilir. Ayrıca anket sorularında nitelik belirten sözcüklerden ve sıfat
kullanımından kaçınılmalıdır. Çünkü nitelik belirten sözcüklerin anlamı kişiden
kişiye değişmektedir. Ayrıca sıfat kullanımı kişiler arasında
karşılaştırma ve yargılama yapılmasına neden olabilmektedir.
360o performans değerlendirme yönteminde kullanılan
anketlerde, örgütün en fazla değer verdiği davranışların yansıtılması çok büyük
önem taşımaktadır. Dikkat edilecek bir diğer nokta ise bu davranışların iş ile
ilgili ve işin yapılışı için önemli olması gerektiğidir. Anket sorularının iş
performanslarının etkinliği ile doğrudan alakalı olduğunu hissetmeleri, çalışanların
performans değerlendirme sürecini kabullenmelerini hızlandıracaktır.
Anket sorularında birbiri ile ilgili veya
yakın kavramlar bir arada olmalıdır.
Örneğin, liderlik ile ilgili sorular anket içerisinde dağınık olarak
bulunmamalı, birbirini takip ederek ankete yerleştirilmelidir.
Anket sorularının 10 kelimeyi geçmemesi, genel
bir anket sorusu hazırlama tekniği olarak kabul edilmektedir. Karmaşık bir yapının tanımlanması durumunda ise sorular küçük
ve kolay okunabilir parçalar hâline getirilmelidir. Böylece anket, cevaplayan kişi için
sıkıcı olmaz ve anketin süresi kısalmış
olur. Kullanılan ifadeler örgütsel kültüre uygun ve sade bir dille yazılmış
olmalıdır.
Anket sorularının hazırlanmasına
müteakip uygulamanın yapılabilmesi için, ölçeğin ve o ölçek için kullanılacak tanımlamaların
belirlenmesi gerekmektedir. Bu konuda yazarlar farklı görüş açısı ile
yaklaşmaktadırlar. Bazı yazarlar 2’li, 3’lü ve 5’li gibi dar ölçeklerde anket formunu dolduran bireylerin
değerler arasında çok
fazla farklılık bulunmadığı için verecekleri notu hangi dilime işaretleyeceklerini belirleyemeyeceklerini
savunmaktadırlar. Bu görüşü destekler nitelikte Edwards ve Ewen 5’li ölçekte sayıların
düşük olması (Ör:3,8) nedeniyle, performans çok zayıf gözükmektedir, bu nedenle çalışanlar işlerine motive
olmakta zorlanmaktadır şeklinde bir görüşü
savunmaktadır.
Buna karşın bazı yazarlar
10’lu ölçekte tanımlama
sayısı fazla olduğundan, anketi cevaplayanlar
için, belirtilen durumlara değer vermenin zorlaşmakta olduğunu ifade
etmektedirler. Bu sebepten dolayı Milyenti, 360o performans değerlendirme sürecinde,
5’li ve 10’lu ölçeklerde oluşan dezavantajları engellemek maksadıyla 7’li
ve 8’li ölçeklerin kullanılması önermektedir.
Milyenti’nin
önerisine karşın, 360o performans değerlendirme yönteminin yeni yeni
kullanılmaya başlandığı ülkemizde 5’li likert ölçeği kullanmamızın daha olumlu
netice vereceği düşünülmektedir. Çünkü 5’li likert ölçeğinde her bir dereceyi
tanımlamakta kullandığımız her zaman, sıklıkla, bazen, ara sıra ve hiçbir zaman
ifadeleri, anketi uygulayan bireyler açısından kolayca anlaşılabilir olmaktadır.
Eğer ölçeğimiz 7’li olsaydı genellikle
hiçbir zaman ve genellikle her zaman tanımlamalarını
ölçeğe ilave etmek zorunda kalacaktık. Bu uygulama anketi dolduran bireyler
için kafa karıştırmaktan öteye gitmeyecek ve anketten kaliteli sonuç almak
isterken tam tersi bir sonuçla karşılaşmamız söz konusu olacaktır.
Beşli likert ölçeğinin
olumsuz yanlarından birisi her soru karşısında beş şıklı bir cevap gören
katılımcıların genellikle ortalama not verme eğiliminde olmasıdır. Bu
sınırlılığın aşılması örgüt içerisinde bulunan çalışanların 360o performans değerlendirme süreci hakkında
eğitimden geçirilmeleri ile mümkün olmaktadır. Anılan ölçek türünde diğer bir
sınırlılıkta anket formunda çok fazla miktarda soru olduğundan bazı soruların
atlanması veya bilerek hiç işaretlenmemesi söz konusu olmaktadır. Bu sınırlılığın
aşılması için, anket sorularının sade ve açık
bir dille yazılması, tek ve spesifik bir davranışı tanımlaması, olumlu bir
sonuca varan biçimde ifade edilmesi, diğer maddeleri tekrar etmemesi, yaş,
cinsiyet, ırk, kültür ön yargılarından kurtulmuş olması gerekmektedir.
Görüşme yöntemi
Görüşme yöntemi,
performans görüşmesi konusunda uzman bir personelin, çalışanın performansı ile
ilgili olarak veri kaynakları ile karşılıklı görüşmesidir.
Üç çeşit görüşme
yöntemi bulunmaktadır. Bunlar bire bir görüşme, grup hâlinde
görüşme ve telefonla görüşmedir. Bu yöntemlerin içinde tek güvenilir olmayan,
grup hâlinde görüşme yöntemidir. Çünkü grupta
bulunan bireyler değerlenen kişinin kulağına gider düşüncesiyle olumsuz
geribildirim yapmaktan kaçınacaktır. Bire bir ve telefonla görüşme yöntemleri ise
güvenilir olmakla birlikte, tek tek bütün veri kaynakları ile görüşmek ve bu
görüşmelerin kaydını tutmak sadece zaman alıcı değil oldukça zor ve yüksek
maliyeti bir uygulama
olmaktadır. Bu yüzden görüşme yöntemleri veri kaynaklarından bilgi alırken çok
fazla kullanılmamaktadır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder