PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİNDE BULUNMASI GEREKEN NİTELİKLER

Değerlendirme Sisteminde Bulunması Gereken Nitelikler

            Farklı teknikler kullanılarak yapılan performans değerlendirme uygulamalarının etkin olarak icra edilmesi ve performansın bütün yönlerinin ayrıntılı biçimde, dürüst, adil ve tutarlı olarak ölçülmesi günümüzün modern örgütleri abakımından mutlak bir zorunluluk olarak görülmektedir. Kelime anlamı olarak etkinlik iş yapma gücü olarak bilinmekle beraber, performans değerlendirme sisteminin etkinliği ile ilgili olarak farklı tanımlamalar yapılmıştır. Steers ve Lee’ye göre etkinlik, yapılan gözlem ve değerlemelerin hassasiyeti ve gelecekteki performansın arttırabilme kapasitesi anlamına gelirken, Cardy ve Dobbins  etkin bir performans değerleme sistemini, sistemin ne kadar iyi yürütüldüğü ile ilişkilendirmektedir. Longenecker ve Nykodym ise, değerlendirme sürecine dâhil olan tarafların ihtiyaçlarını karşılayan değerlendirme sistemlerini, etkin olarak tanımlamaktadır. Buna karşın,  Steel  çalışanlara göre etkin bir performans değerleme sisteminin, kurumun performansını arttıran bir araç olarak algılandığını ifade etmektedir.

            Sonuç olarak; bir performans değerlendirme sisteminin etkili olabilmesi için belli nitelikleri bünyesinde barındırması gerekmektedir. Söz konusu nitelikler bu bölümde açıklanacaktır.

             Adil Olmalı

            Performans değerlendirme uygulamasından duyulan memnuniyet ve bunun sonucunda oluşan kabullenme derecesi, sistemden algılanan adalet ile yakından ilgilidir. Ortada bir ödülün söz konusu olduğu herhangi bir örgüt yapılanmasında adalet olgusu, iki temel bileşen ile yakından ilgilidir. Bunlardan birincisi olan dağıtımsal adalet, bireyin kendisinin ve diğer çalışanların harcadığı çaba miktarı ile alınan ödüllerin karşılaştırması sonucu ortaya çıkan ödülle ilgili algısıdır. İkincisi ise prosedürel adalettir ki, bu da bireyin ödül dağılımını etkileyen kararların alındığı yöntemlerden algıladığı adalettir.

            Performans değerlendirme ölçütlerinin belirlenmesi esnasında işle ilişkili davranışlara yönelmek, öznel nitelikler üzerinde durmamak adaleti sağlayacak bir etkendir.

            Değerlendirme ölçütü olarak seçilen bazı özellikler sadece bir zümreyi kapsamamalıdır. Örneğin; bir örgütte mesai saatinde sigara içmememek, iş haricinde başka şeyle ilgilenmemek ve mesai çizelgesine uymak çalışan kesimi için olumlu birer performans ölçütü ise, bu ölçütler yöneticiler içinde geçerli olmalıdır. Bu kapsamda; mesai saati içinde gazete okuyan bir çalışan görevini savsaklayan bir duruma düşerken, aynı eylemi yapan bir yönetici de aynı şekilde değerlendirilmelidir. Buna benzer şekilde çalışanın, rengi, ırkı, dinî görüşü ve kilosu gibi öznel nitelikler performans ölçütü olarak değerlendirme sonuçlarına yansıtılmamalıdır. Aksi takdirde sistem adil olmayacak ve çalışanda iş tatminsizliğine ve istenilmeyen davranışların ortaya çıkmasına neden olacaktır. Adil bir sistem öncelikle bireyler arasındaki performans farklılıklarını ortaya çıkaracak biçimde tasarlanmalıdır.

             Gelişimi Sağlamalı

            Etkili bir performans değerlendirme yöntemi çalışanların kendilerini geliştirmeleri için gerekli bilgileri içermelidir. Bu sebeple, çalışanlara performans sonuçları ile ilgili yapıcı yönde geribildirim sağlanması gerekmektedir. 360^o performans değerlendirme yönteminde geribildirim çoklu veri kaynaklarından gelen bilgilerin çalışana iletilmesi şeklinde sağlanmaktadır.

            Çalışana olumlu ve olumsuz yönleri iletildiğinde, çalışan kendini savunacak veya olumsuz görülen niteliklerini düzeltmek için çaba harcayacaktır. Ayrıca örgüt yönetimi çalışanın eksik yönlerini öğrendiklerinden, personelin gelişimini sağlayacak eğitim programlarını hazırlayacaklardır. Bu eğitim programları hizmet içi eğitim olarak,  çalışanın hâlen yapmakta olduğu iş ile ilgili eksikliklerinin giderilmesi şeklinde planlanacağı gibi, performans değerlendirme sonunda tespit edilen, çalışanın başka iş dalları ile ilgili yeteneklerinin gelişimini içeren çapraz eğitim planlamaları da olabilmektedir.

            Performans değerlendirme uygulaması tasarlanış şekli olarak sadece mesleki değil iş verimini arttırma amaçlı kişisel davranışları da geliştirmeye yönelik olmalıdır. Örneğin; bir çalışan diğer çalışanlar ile kurduğu iletişim ve koordinasyon yeterli seviyede değilse performans değerlendirme uygulaması sonunda bu durum tespit edilerek yetersiz özelliklerini geliştirmeye yönelik olarak tedbirler alınabilir. Sonuç olarak; çalışan kendini daha iyi hissedecek ve bu durum çalışanın verimine dolayısıyla örgütsel etkililiğe yansıyacaktır. 

             Motivasyonu Arttırmalı

            Performans değerlendirme sonunda elde edilen maddî ve manevî kazanımlar çalışanlar için motive edici olmalıdır. Her insanın işinden çeşitli beklentileri vardır. Toplumların kalkınmışlık düzeylerine bağlı olarak, insanların işlerinden ve sosyal yaşamlarından olan beklentileri farklılaşmaktadır. Günümüzde özellikle gelişmekte olan toplumlarda, birçok çalışan açısından, ücret ya da işin ekonomik yönü, işe karşı olan beklentiler içerisinde en önemlisidir. İnsanların büyük çoğunluğu ihtiyaçlarını tatmin etmek ve yasam standartlarını yükseltmek için işlerinden yüksek bir kazanç beklentisi içerisindedirler. Malî yönden doyuma ulaşmış örgüt çalışanları ekonomik beklentilerden daha çok güvenlik, sosyal, kendini gösterme ve kendini tamamlama ihtiyaçlarına yönelik beklentileri ön plana çıkmaktadır.

            Çalışanlar farklı kişilik yapılarına bağlı olarak, örgütsel olayları farklı şekillerde algılamakta, değerlendirmekte ve buna bağlı olarak farklı beklentiler içerisinde olmaktadırlar. Çalışanlar kendi kişilik yapılarına uygun ve beklentilerini karşılayan işlere daha çabuk uyum sağlamaktadırlar.

            Bu kapsamda, örgüt bünyesinde kullanılacak performans değerlendirme yönteminin çalışan ve yöneticilerin beklentilerini karşılayacak, onların motivasyon düzeylerini arttıracak yönde tasarlanmış olması gerekmektedir.

             Kaliteli Sonuçlar Elde Edilmeli

            Kaliteli sonuç, çalışanın gerçek performansı ile performans değerlendirme uygulaması sonucunda ortaya çıkan durumun birbirine yakın olması demektir. Kullanılan performans değerlendirme yöntemi ne kadar gerçeği yansıtıyorsa, o kadar ideal ve geçerli olarak kabul edilmektedir.

            Performans değerlendirme sonuçlarının kalitesi, performans ölçütlerinin özenle tespit edilmesine ve değerlendiricilerin eğitimine bağlıdır.

            Sonuçları Kullanılabilmeli

            Performans değerlendirme emek ve maliyet gerektiren bir uygulamadır. Bu yüzden sonuçları mutlaka örgüt ve çalışanların menfaatleri doğrultusundan kullanılmalıdır. Performans değerlendirme sonuçlarının kullanılmaması iki şekilde olmaktadır. Bunlardan birincisi örgütün sonuçları bilerek kullanmaması, diğeri ise sonuçların kullanılabilecek kadar değerli olmamasıdır. Performans değerlendirme sonuçlarının bilerek kullanılmaması geleneksel örgüt yapılanmalarında sıklıkla görülen bir durumdur. Bu tür örgüt yapılanmalarında elde edilen sonuçlar kullanılabilirde olsa, yönetsel kararlarda yöneticinin ön yargılı düşüncesi değerlendirme sonucundan daha belirleyici olabilmektedir. Buna karşın, iş performansını ölçebilecek şekilde tasarlanmamış, sadece kişisel performansı ölçebilen, değerlendirme ölçütleri belirlenirken somut veriler elde etmeyi engelleyici şekilde hazırlanmış bir performans değerlendirme yöntemi ile elde edilen sonuçlar, yönetsel kararlar alınırken kullanılamayacak, kullanılsa bile kararın doğruluğu şüpheli olacaktır.

            Performans değerlendirme sonuçları kitabın birinci bölümünde de belirtildiği şekilde; Stratejik planlama yapma, örgütsel etkililiği arttırma, insan kaynağının planlaması, rotasyon, iş genişletme, sözleşme yenileme, işten çıkarma, iletişimin arttırılması, eğitim ihtiyacının belirlenmesi, gelişimin sağlanması, kariyer yönetiminin planlanması, motivasyonun sağlanması ve ücret yönetiminin yapılması gibi bir takım yönetsel kararların alınması maksadıyla kullanılmaktadır. Performans değerlendirme yöntemi ile elde edeceğimiz bilgiler bu işlevlerin gerçekleşmesinde mutlaka kullanılmalıdır. Aksi takdirde çalışanların motivasyonu azalacak, fayda sağlamak için yapılan bir yönetim uygulaması moral bozan, işgücü kaybına neden olan ve örgütü maddi açıdan kayıplara uğratan bir uygulama haline gelecektir.

            Güvenilir Olmalı

            Bir çalışanın farklı zamanlarda aynı kişi/kişiler tarafından değerlendirilmesi veya aynı kişinin belli koşullar altında farklı değerlendiriciler tarafından değerlendirilmesi durumunda elde edilen sonuçlar arasında bir tutarlılık olması, değerlendirmede güvenilirlik olarak ifade edilmektedir.

            Çalışanın özellikleri veya niteliği değişmediği hâlde farklı değerlendiricilere veya zamana bağlı olarak değerlendirme sonucu değişiklik gösteriyorsa, kullanılan performans değerlendirme yöntemi güvenilir değildir şeklinde bir yargıya varmak mümkündür.                       

            Örgütün Bütününü Yansıtmalı

            Performans değerlendirme yöntemi örgütün tümünü yansıtacak, bütün iş tanımlamalarını ve statüleri kapsayacak şekilde oluşturulmalıdır. Çünkü çalışanın başarı faktörleri örgütsel ortamla ve diğer faaliyetlerle bir bütünlük oluşturur. Performans değerlendirme belli bir zümre veya iş koluna hitap eden bir uygulama olmamalıdır. 

            Sürekliliği Olmalı

            Performans değerlendirme sadece bir performans dönemini ifade eden bir kavram olmakla beraber, aslında kayıt, istatistik, arşiv tutmayı da içeren ve personeldeki olumlu ve olumsuz davranış değişikliklerinin devamlı gözlendiği ve olumsuz değişikliklere bir çözüm arandığı bir uygulamadır.

            Performans sonuçlarının kayıt altına alınması, çalışanların gelecekteki muhtemel performans grafiğini belirlememize yardımcı olacağı gibi, olumsuzlukları önceden sezip önlem almamıza da katkı sağlayacaktır. 

            Mutlak Kabul Görmeli

            Performans değerlendirme yöntemlerinin taşıması gerekli özellikler bahsinde belirtilen hususlar, aynı zamanda çalışanların yöntemi kabullenmesini sağlayacak etkenlerdir.  Çalışanlar performans değerlendirmeyi genelde, üst yönetim tarafından oluşturulan ve kendilerine dayatılmaya çalışılan bir uygulama olarak görmektedirler.

            Bu maksatla performans ölçütlerinin hazırlanmasında ve performans değerlendirme yönteminin tasarlanmasındaki süreçte çalışanların aktif katılımının sağlanması onların sistemi kabullenmelerini hızlandıracaktır.

            Yöneticiler uygulanacak performans değerlendirme yönteminin, çalışanların zararına bir uygulama olmadığı, kişisel ve örgütsel gelişimin sağlanmasına yönelik bir faaliyet olduğu yönünde ve çalışanlara iyi performans gösterdikleri takdirde kazanımlarının ne olacağına dair ikna edici bir yaklaşım sergilemelidirler.

            Performans değerlendirme sisteminin mükemmel olarak tasarlandığı ve çalışanlara açıklayıcı bir şekilde anlatıldığı durumda bile çalışanlar arasında sisteme soğuk bakma, direnç gösterme ve kabullenmeme durumuyla karşılaşmak mümkündür. Bu direnç üç şekilde meydana gelmektedir. Ortalamanın altında kalan çalışanlar performans değerlendirme sistemini istemeyeceklerdir. Performans değerlendirme yöntemi doğru olarak tasarlansa bile sonuçlarının kullanılmaması çalışan ve yöneticilerin sisteme karşı mesafeli durmalarına neden olacak. En önemlisi ise yöneticiler terfi, atama ve ücret ayarlama gibi yetkilerinin performans değerlendirme yüzünden ellerinden gittiği için sisteme karşı direnç göstereceklerdir.

            Performans değerlendirme sisteminin kabullenmesi bir bakıma sistemin içinde bulunan bireylerin değerlendirme yönteminden memnuniyetlerinin de bir ifadesi olmaktadır. Performans değerlendirme yöntemine duyulan memnuniyet ise, değerleme sisteminin en önemli bileşenidir. Yapılan değerlendirme sonucunda yapılan geribildirimin etkinliği, bu bileşenin gerçekleşmesine bağlı görülmektedir. Söz konusu memnuniyet olgusu birden çok nedene bağlı olarak meydana gelmektedir. Cook ve Crossman memnuniyetin değerleme sisteminden, sürecin uygulanmasından ve sürecin çıktılarından etkilendiğini ifade etmektedir. Jordan ve Jordan ise değerlenenlerin performans değerlendirmeden algıladıkları memnuniyet derecesinin; değerleyici davranışı, kullanılan değerleme yöntemi, değerlendirilen boyutlar ve alınan değerleme skorundan anlamlı bir şekilde etkilendiğini belirtmektedir. Dolayısıyla değerleme sürecinde yapılacak bir değişiklik, çalışanların sistemden duydukları memnuniyet seviyesini değiştirecektir. Bu durum sadece yapılan değişiklikten değil aynı zamanda değerleme sonuçlarının değişmesinden de kaynaklanabilir. Çalışan, performans değerleme sisteminden memnuniyetsizlik duyduğunda, örgütün başarısını arttırmaya yönelik etkinliğini de azalmaktadır.           

            İşin Yapılışı İle İlgili Olmalı

            Performans değerlendirme ölçütleri işin yapılışıyla ilgili olmalı ve örgüt üst yönetimine her açıdan detaylı bir persperktif sunmalıdır. Öznel nitelikler performans sonuçlarını değiştirmemelidir. Ayrıca değerlendirme ölçütleri başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırt edebilmelidir.

            Yöneticilerin ve insan kaynakları departmanında çalışan uzmanlar bilmelidirler ki değerlendirilen kendinden ziyade insanın performansıdır. 

            Etik Anlayış Hâkim Olmalı

            Felsefenin bir disiplini olan etik,  insan davranışlarını var olan ahlâksal değerler açısından araştıran bir bilim dalıdır. Etik kısaca, bireylerin doğru olarak nasıl davranacağını açıklayan ve tanımlayan ilkeler, değerler ve standartlar sistemi şeklinde ifade edilebilir. Etik yaklaşımlarda yükümlülük, sorumluluk ve hak kavramları birbirinden ayrılmaz bir nitelik taşır. Yöneticinin etik yükümlülükleri, çalışanların haklarını oluşturur. Çalışanların haklarının sağlanması yönetimin etik yükümlülüklerini yerine getirmesi ile mümkündür.

            Performans değerlendirme uygulamalarında bazen yöneticilerin etik kurallara aykırı davranış biçimlerinde bulundukları görülmektedir. Bu davranış biçimleri; performans değerlendirmenin çalışanlar üzerinde korku ve baskı aracı gibi kullanılması şeklinde olabileceği gibi çalışanların kendilerinden kaynaklanmayan dış etkilerden sorumlu tutulması şeklinde de meydana gelebilmektedir. Ayrıca yine bazı yöneticiler hırslarına hâkim olamayıp performans artırımı adı altında çalışanları amansız bir rekabet ortamına sokup yarıştırmaktadırlar.

            Özellikle büyük örgütlerde performans değerlendirme sonuçlarının kendi yönetimlerini yüceltmek maksadıyla, yöneticiler tarafından mevcut durumdan daha olumlu gösterilmesi çabası etik anlayışa aykırı bir davranış biçimi olarak dikkat çekmektedir. Bu tür davranışların çalışanlar ile yöneticiler arasındaki iletişimde entropi yaşanmasına neden olabileceği gibi, örgüt için telafisi mümkün olmayan sonuçlarda doğurabilmektedir.             

            Basitlik Prensibi İle Tasarlanmalı

            Performans değerlendirme sistemlerinin başarısında, değerlendirme yönteminin basit, kısa ve özlü olması önemli bir niteliktir. Jones’da benzer önerilerde bulunarak, sürecin gerçekçi, ekonomik ve politik olarak sürdürülebilir olması gerektiğini belirtmiştir.  Performans değerlendirme sistemi çalışanlar tarafından kolaylıkla anlaşılmalı ve örgüt yönetimi tarafından kolaylıkla uygulanmalıdır. Sistemin hesaplama ve istatistik tutma safhası kolaylıkla yapılabilmelidir. Basit ve pratik şekilde tasarlanmamış bir performans değerlendirme sistemi hem yöneticiler hem de çalışanlar bakımından içinden çıkılmaz hâl alan bir uygulamaya dönüşebilir. Bu durumda performans değerlendirmeden verim almak da mümkün olmayacaktır.

            Yapılan bazı araştırmalarda birçok yöneticinin değerlendirme yaparken, çalışan başına bir saatten az bir süre ayırdıklarını, hatta yöneticilerin yarısının ise 30 dakikadan az bir süre ayırdıklarını tespit edilmiştir. Zaman yetersizliği, doğrudan gözlem yapamama, belirli bir aralığa sıkışma, diğer performans değerlendirme hataları için uygun bir ortam hazırlamaktadır. Bu kapsamda; Performans değerlendirme sisteminin basit olarak tasarlanması, bu uygulamaya ayrılacak zamanı kısaltmak maksadıyla değil, kolay ve anlaşılır olmasını sağlamak maksadıyla yapılmalıdır.           

            Zaman Faktörleri Açısından Verimli Olmalı

            Performans değerlendirme önemli bir örgütsel faaliyet olmakla beraber, örgüt tarafından yapılan tek faaliyette değildir. Bu maksatla sistemin planlanması, geribildirimlerin alınması, değerlendirmenin yapılması ve sonuçlarının kullanılmasına kadar geçen süre diğer yönetsel faaliyetleri engeller şekilde olmamalıdır. Bu süreç makul bir zamanda tamamlanmalıdır.