360 Derece Değerlendirme Sürecinde Yapılan Toplantılar

Değerlendirme Sürecinde Yapılan Toplantılar

            Performans değerlendirme sürecinde yönetici veya insan kaynakları departmanındaki uzman personelin çalışanla beraber bazı görüşmeler yapmaları gerekmektedir. Bu görüşmeler sırasıyla personel gelişim toplantıları, değerlendirme sonuçlarının açıklandığı toplantılar ve gelişim planının hazırlanmasına yönelik olarak yapılan toplantılardır. Bu toplantılarda, çalışanın performans notunun, performans dönemi sonunda ne şekilde oluşacağı üzerine yapılan tahminler, performans değerlendirme sonuçlarının çalışana bildirilmesi ve gerçekçi bir gelişim planının oluşturulması gibi konular görüşülmektedir. 

            Personel Gelişim Toplantıları

            Performans gelişim toplantıları, genellikle belirlenen performans döneminin ortasına denk gelen bir ara dönemde yapılmaktadır. Bu toplantıların amacı, bir önceki performans dönemi sonunda hazırlanan personel gelişim planının, performans gelişim toplantısının yapıldığı ara döneme kadar olan zamanda, çalışan tarafından karşılanma derecesini ortaya koymaktır. Ara dönemde yapılan bu toplantılarda, “yaptıkları yapacaklarının göstergesidir” ilkesiyle, çalışanın performans döneminin sonunda performansının ne şekilde olacağı doğruya yakın bir şekilde tespit edilmiş olacaktır.

            Personel gelişim toplantıları ile çalışanın belirlenen hedeflere ulaşamayacağı ortaya çıkarsa, çalışan tarafından hedeflere ulaşamamanın nedeni ve ne yapması gerektiği konularında yöneticisi ile görüşme imkânı bulacaktır. Gerçekten de çalışanın bir önceki performans dönemi sonunda belirlenen hedeflere ulaşmasında çok önemli bir yere sahip olan performans gelişim toplantıları, personel üzerinde çoğu zaman silkinerek kendine gelme hâli yaratmakta ve başarma yönünde güdüleme sağlamaktadır.

            Performans gelişim toplantılarında yöneticiler yıkıcı olmaktan ziyade yapıcı olmalı ve bu uygulamanın amacının dönem sonunda çalışanın belirlenen hedeflere ulaşmasının sağlanması olduğu unutulmamalıdır. Çünkü bu toplantılar çalışan üzerinde motivasyon artımına neden olacaktır. Eksikliklerini anlayan ve eksikliklerini düzeltmek için ne yapması gerektiğini öğrenen bireyler, performansını arttırmak için gayret sarf edecektir. 

            Değerlendirme Sonuçlarının Açıklandığı Toplantılar

            Cannon, insanın sürekli değişen bir bilgi deposu olduğunu ve sürekliliği olan bu değişimde bireyin değişime ne kadar uyum gösterdiğinin belirlenmesinin ve kendisine bildirilmesinin gerekli olduğunu ifade etmektedir. Çalışanda davranış değişiklikleri yaratmak istiyorsak bu geribildirimlerle birlikte çalışandan beklenen davranış biçimleri konusunda onları aydınlatmak önemli bir hareket tarzı olarak karşımıza çıkmaktadır.

            Performans değerlendirme sonuçlarının çalışanlara aktarılması için çeşitli yöntemler kullanılmaktadır. Bu yöntemler esas olarak; veri kaynaklarından bilgi alırken hangi yöntemin kullanıldığı, performans sonuçlarının kaç kişiye bildirileceği, performans değerlendirme süreci için örgütte ayrılan ve kullanılan kaynak miktarı, performans değerlendirme süreci için ayrılan zaman ve örgütte bulunan personelin 360^o performans değerlendirme yöntemini algılama seviyesine göre değişiklik göstermektedir.

            Bu kapsamda; performans değerlendirme sonuçları çalışanlara; yüz yüze toplantı, grup toplantısı ve kişisel çalışma ile açıklanmaktadır.

            Yüz yüze toplantı; çalışanla amiri veya örgütün insan kaynakları departmanında görev yapan uzman personel arasında karşılıklı görüşme yoluyla yapılan bir uygulamadır. Bu geribildirim sağlama yöntemi ile performans değerlendirme sonuçlarının çalışana aktarılması ve çalışan tarafından doğru olarak algılanması daha kolay olmaktadır. Bu yöntem ile aynı zamanda çalışanla ilgili bilgi veren bireylerinde gizliliği sağlanmaktadır. Bu yüzden, zaman alıcı bir yöntem olmakla beraber çok çalışanın olduğu örgütlerde performans değerlendirme sonuçlarının çalışana bildirilmesi için en uygun yöntemin yüz yüze görüşme yöntemi olduğu kabul edilmektedir.

            Grup toplantısı; yüz yüze yapılan toplantıya nazaran daha kolay ve az zaman alan, ayrıca ekonomik olan bu yöntem grup/takım üyeleri ile yöneticilerin bir yerde toplanarak,  yöneticilerin veri kaynaklarından gelen bilgileri isim vermeden çalışana aktarması ve grup/takım üyelerinin yanında bir tartışma ortamı yaratılarak çalışanın performansının ortaya konulması esasına dayanır. Bu yöntem faydalarının yanında birtakım sınırlılıkları da beraberinde getirmektedir. Çünkü yüz yüze yapılan bir görüşmede çalışanın eksiği motive edici olurken, grup toplantısında herkesin içinde söylenen eksik bir davranış biçimi gurur kırıcı ve motivasyonu yok edici yönde bir etki yaratabilir. Ayrıca veri kaynakları verdikleri bilgilerin grup toplantısı ile açıklanacağından deşifre olabileceği veya çalışanla karşı karşıya kalabileceği düşüncesiyle olumsuz yönde geribildirim vermekten kaçınmaktadırlar. Bu sebeple grup toplantısı yöntemi tercih edilen bir uygulama olarak görülmemektedir.

            Kişisel çalışma; 360^o performans değerlendirme yönteminin uygulanması sonucunda veri kaynaklarından gelen bilgilerin, çalışanların bizzat kendileri tarafından değerlendirilmesi ve değerlendirme sonucunda gelişim planının yine kendileri tarafından hazırlamasını ifade eden bir yöntemdir. Bu yöntemde değerlendirme çalışan tarafından iş ortamında yapılabileceği gibi anket formlarının götürülmesi sureti ile evde de yapılabilmektedir. Örgütün insan kaynakları departmanı çalışana veri kaynaklarından gelen anket formlarını iletirken içeriklerini bilgisayar ortamında ve yorumlanmış şekilde vermelidir ve bu belgelerde geribildirim sağlayan veri kaynağının ismi bulunmamalıdır. Aksi takdirde çalışan kimin geribildirim verdiğini öğrendiğinden veri kaynağının gizliliğine gölge düşecek ve yorumlanmamış ham bilgiler çalışan tarafından yanlış anlamalara neden olabilecektir. Bu yöntem örgütler tarafından fazla kullanılmamaktadır. Çünkü çalışanlar veri kaynaklarından gelen olumsuz geribildirimlere, kişisel çalışma yönteminde çoğu zaman kayıtsız kalmakta ve dikkate almamaktadırlar. Ancak 360^o performans değerlendirme uygulamasında, üst düzey yönetici durumunda bulunan bireyler bu yöntem ile kendi performanslarını değerlendirip, gelişim planlarını hazırlayabilirler. Bu tür yöneticilerin satatüleri, eğitimleri ve tecrübeleri performans sonuçlarını kendi başlarına yorumlayabilecek seviyededir.

            Sonuç olarak, performans değerlendirme sonuçlarının çalışanın amiri veya örgütte bulunan insan kaynakları departmanında bulunan uzman bir personel tarafından, çalışana yüz yüze yapılacak bir toplantı ile açıklanması en uygun yöntem olarak tavsiye edilmektedir.

            Yüz yüze yapılacak performans sonuç toplantısı, çalışanın performans döneminde yaptığı olumlu ve olumsuz davranışların açıklanması suretiyle başlamakta ve seviyeli bir tartışma ortamı yaratarak devam etmektedir. Bu toplantılarda kesinlikle çalışana veri kaynaklarının düzenlediği anket formları verilmemelidir. Çünkü çalışan kendisi hakkında ne düşündüğü konusunda veri kaynaklarından gelen geribildirimleri öğrenmeye hakkı olmakla birlikte, bu bilgilerin kimler tarafından verildiğini bilmemesi ve yorumlanmamış ham bilgileri görmemesi gerekmektedir. Aksi takdirde örgüt içerisinde huzursuzluk baş gösterebileceği gibi daha sonra yapılacak anketlerde veri kaynaklarının gerçeği söylemeyeceği, deşifre olacağını bildiğinden kendisine problem sahası olabilecek açıklamalardan kaçınma yönünde bir davranış sergileyeceği düşünülmektedir.

            Performans değerlendirme sonuçlarının açıklandığı bu toplantılar samimî bir ortamda gerçekleştirmelidir. Toplantı da çalışan için endişeli ve korku dolu bir atmosfer yaratılmamalıdır. Performans değerlendirme sonunda çalışanın bireysel ve mesleki gelişiminin sağlanması gerekiyorsa, personele bu durum somut verilerle açık olarak anlatılmalı ve bundan sonra hareket tarzının ne olması gerektiği yönünde çalışan bilinçlendirilmelidir.

            Performans değerlendirme hiç beklenmedik bir şekilde çalışanın olumlu yönde gizli kalmış yeteneklerinin ortaya çıkmasıyla sonuçlanabileceği gibi olumsuz yönde eğitim ihtiyacını gerektirecek yönlerinin ortaya çıktığı bir şekilde de sonuçlanabilir. Ancak bu sonuçların çalışana bildirilmesi onu motive edici ve gelişmeyi sağlayıcı üslûpta olmalıdır.

            Bu toplantılarda gerbildirim sağlandığında, genellikle çalışanın kendisini savunması durumuyla karşılaşılmaktadır. Ancak böyle bir durumda sinirlenmemeli ve çalışanın yaptığını kabul edecek şekilde ikna edilmesi sağlanmalıdır. Unutulmamalıdır ki bireyin kendisini geliştirilmesinde en önemli adım hatanın kabul edilmesidir.

            Performans değerlendirme toplantıları çok az vakit ayrılan ve baştan savma yapılan toplantılar olmaktan ziyade, çalışana yön verecek, kendini savunma hakkının tanındığı ve hatta sadece örgütün çalışandan değil, çalışanın örgütten talep ettiği isteklerinde konuşulduğu bir yer olmalıdır.

            Performans değerlendirme sonuçlarının açıklandığı toplantılar sadece sonuçların çalışana tebliğ edildiği bir toplantı olsaydı, toplantı yapılmasına da gerek olmaz, sonuçların çalışana yazılı olarak da tebliğ edilmesi yeterli olabilirdi. Bu toplantılar da değerlendirme sonucu kötü de çıksa çalışan toplantıyı üzgün değil geleceğe umutla bakan, rahatlamış ve motive olmuş bir şekilde terk etmelidir. Unutulmamalıdır ki performans değerlendirme sonunda amacımız çalışanı mahcup etmek, yüzünü kızartmak değildir. Performans değerlendirme ile ulaşılmak istenilen bireyin eksikliklerini tespit edip hem kişisel hem de örgütsel gelişimin sağlanmasıdır. Bu maksatla performans değerlendirme sonuçlarının açıklandığı toplantılarda yönetici veya uzman personelin dikkat edeceği hususlar aşağıda maddeler halinde ifade edilmektedir:

Æ       Toplantı öncesinde çalışan gergin bir bekleyiş içerinde olacaktır. Bu sebeple öncelikle samimî bir selamlamadan sonra hâl hatır sorarak görüşmeye başlayın.

Æ       Toplantı gündemine geçmeden önce, ailesi ve çocuklarının durumlarını ve yardımcı olabileceğiniz bir şeyin olup olmadığını sorun.

Æ       Yüz yüze bir görüşme yapmayı uzun zamandır sabırsızlıkla beklediğinizi beraber olmaktan mutlu olduğunuzu ifade edin.

Æ       Konuşma üslûbunuz ile onun örgüt ve kendiniz için önemli bir kişi olduğunu hissettirin.

Æ       Bu toplantıda birkaç konuyu kendisi ile tartışmaktan mutluluk duyacağınızı ifade edin.

Æ       Toplantı da sizin söylemek istediklerinizden önce onun düşüncelerini almaya çalışın ve görevini yaparken karşılaştığı bir zorluğun olup olmadığını sorun. Öncelikle çalışanın düşüncelerini almak toplantının seyrini kolaylaştıracak ve olumlu etki yaratacaktır.

Æ       Toplantı başlangıcında çalışan özel problemlerini ifade ederse, onunla empati kurmaya çalışın, durumunun ne kadar zor olduğunu düşündüğünüzü anlamasını sağlayın.

Æ       Performans değerlendirmenin örgüt için ve kendisi için ne kadar faydalı olduğu konusunda çalışanı ikna edin.

Æ       Kendisiyle görüşmelerinin sadece senede bir performans değerlendirme sebebiyle olmayacağını ne zaman görüşmek isterse kapısının kendisine açık olduğunu anlatın. Yaşadığı zorlukları size anlatmasından mutluluk duyacağını ifade edin.

Æ       Bu toplantılarda çalışana ölü geribildirim olarak adlandırılan ve dikkat çekici bir sonuç üretmeyen bilgiler vermekten kaçının, bu şekilde çalışanın ölü geribildirim sonucu karamsarlığa düşmesini engelleyin.

Æ       Performans değerlendirme sonuçlarını yumuşak bir dille ifade etmeye çalışın.

Æ       Sadece rakamları sunarak değerlenenin hesaplama yapmasını beklemeyin. Değerleme aracında yer alan spesifik öğelere atıfta bulunan, örnekler sunan ve değerleyicilerin beklentilerini ortaya çıkaran açıklamalar vermeye gayret edin.

Æ       Veri kaynaklarından gelen bilgileri anlaşılır bir biçimde açıklayın, bu şekilde vermek istediğiniz mesajlar çok daha iyi algılanacaktır.

Æ       Çalışandan olumsuz sonuçlarla ilgili düşüncelerini öğrenmek istediğinizi söyleyin.

Æ       Çalışanın savunma yapmasına müsaade edin, cevaplar karşısında sinirlenmeyin, hatta cevapların arasında kısa cümlelerle konuşmaya girip sorunun detayı ile ilgili ağzını yoklayın.

Æ       Hatasını anladıysa o konunun üzerinde fazla durmayın diğer konuya geçin, ancak hatasını anlamadıysa ve savunması da sizin için yeterli değilse ikna yöntemi ile hatasını anlamasını sağlayın.

Æ       Hataları ile ilgili muhakkak birçok gerekçesi olduğunu bildiğinizden şüphesi olmaması gerektiğini anlatın.

Æ       Toplantı boyunca karşıdakini şuçlar şekilde ifadeler kullanmamaya gayret edin.

Æ       Performans değerlendirme toplantısında vücut dilini kullanın, çalışanın konuşmalarını onayladığınızı başınızla ifade edin.

Æ       Hatalarının büyütülecek kadar büyük olmadığını, çabalarını takdir ettiğinizi, bu hatalarını gelecekte düzelteceğini umduğunuzu ifade edin.

Æ       Gelişim sağlarsa bundan sonraki dönemlerde daha fazla not alacağı konusunda ikna olmasını sağlayın.

Æ        Kendisinin iyi yönlerini gördüğünüzü ifade edin.

Æ       Çalışana “mevcut sorunları tartışmak için keşke daha önce görüşme imkânı bulsaydık” şeklinde temenninizi iletin.

Æ       Bir çalışanın ne kadar kalifiye olursa olsun gelişmek için hâla yer kaldığını anlatın.

            Performans değerlendirme sonuçlarının açıklandığı bu toplantılarda, çalışanların veri kaynaklarından gelen geribildirimlere karşı gösterdiği tepki, onların değerlendirme sonuçlarını kabullenme derecesini ve bu kapsamda değerlendirme sonucunu kullanıp kullanmayacakları ile ilgili ipucu verecektir. Çalışanların değerlendirme sonuçlarına karşı gösterdiği davranış çeşitleri aşağıda gösterilmektedir.

Çalışanların Değerlendirme Sonuçlarına Karşı Gösterdiği Davranış Çeşitleri
Çalışanın Kendine Verdiği Performans Notu	Değerlendirme sonunda ortaya çıkan Performans Notu	Çalışanda Görülen Davranış Şekli
Ortaya çıkan performans notu ile olumlu yönde uyumlu.	Beklenen performans notu ile olumlu yönde uyumlu.	Böyle bir durumda çalışan pozitif bir ruh hâlinde olacaktır. Çünkü güçlü olduğuna inandığı yönleri ile ilgili olarak diğer veri kaynakları ile mutabakat sağlamıştır.
Ortaya çıkan performans notundan düşük.	Çalışanın kendine verdiğinden yüksek.	Çalışan bu sonuca pozitif bir ruh hâlinde olacaktır. Değerlendirme sonucu beklediğinden daha yüksek çıkmıştır.
Çalışan kendine düşük bir performans notu vermiştir.	Ortaya düşük bir performans notu çıkmıştır.	Bu durumda çalışanın sonucu kabullenmesi zor olmayacaktır. Nötr bir tepki gösterir.
Oldukça yüksek.	Çalışanın kendine verdiği nottan düşük.	Beklediğinden düşük not alan çalışan şaşkınlık içinde kendini savunmaya çalışacak, motivasyon kaybına uğrayacaktır.

            Tablo’da görüleceği üzere en fazla tepki, beklenenden düşük gelen performans notlarından olmaktadır. Bu durumda çalışan geribildirimi kabullenmekte zorlanacaktır. Performans değerlendirme sonuçlarının açıklandığı toplantıları yöneten kişilerin olumlu yönde rehberlik yapmaları kabullenmeyi hızlandırıcı bir etki yapmaktadır.

            Çalışanlara performans değerlendirme sonuçlarının açıklandığı bu toplantılar sayesinde değerlenenler ile yöneticilerin arasındaki iletişim güçleneceği gibi daha önce görüşülme imkânı bulunamayan konular ve endişeler artık misilleme korkusu olmadan çözülecektir. Ayrıca bu görüşmeler ile gelişim amaçlarının paylaşılması sonucunda, değerlenenlerin davranışlarını geliştirme konusundaki bağlılıkları daha da artacaktır.